¿Cómo saber si están configurando bien mi Conmutador Virtual?

Publicado por Edmundo Acevedo en 01-jun-2018 9:00:00

estan configurando bien mi conmutador

Hoy en día la telefonía es el camino más importante por el cual los clientes, o los  interesados con intención de compra, se ponen en contacto directo con tu empresa. ¿Tienes la capacidad técnica para responder a todas las llamadas de manera favorable o estás dejando pasar oportunidades por no contar con un servicio telefónico accesible?

Cada llamada cuenta

Al utilizar un conmutador virtual una de las mejores opciones para optimizar el uso de la línea telefónica, hacia el contacto permanente con clientes, proveedores y empleados.

El uso de la nube de Internet para la telefonía permite tener un servicio permanente, con contestador y mensajes grabados, responder dudas de forma automatizada, transferir llamadas al área adecuada de tu empresa o incluso para dirigir a los clientes hacia los puntos de venta. 

También permite hacer más eficientes los procesos internos, agilizar la comunicación entre los empleados y los procesos logísticos, disponer de las líneas telefónicas necesarias y hasta contar con un servicio de llamadas gratuito para clientes, sin la necesidad de contar con más personal u horarios de trabajo extra.

Cuál es la mejor configuración de conmutador virtual

El uso de la telefonía, unido a las ventajas de Internet, permite las mejores condiciones para responder a los contactos, dar información y realizar ventas y operaciones. 

Sin embargo, en muchos usuarios persiste la duda sobre la mejor utilización de los servicios de un conmutador virtual y su cuál es su configuración óptima.

Presentamos los consejos para saber si la configuración de conmutador virtual es la mejor según las necesidades y metas de tu empresa.

¿Estoy resolviendo mis problemas de comunicación?

Es necesario establecer los elementos básicos de telefonía a los cuales necesitas dar respuesta con tu configuración de conmutador virtual. Para ello se requiere una evaluación de las necesidades de comunicación y el tipo de servicios que se requiere vía telefónica, ya sea para dar información, comunicar entre diversas áreas o concretar ventas. 

Otro factor a considerar son las posibilidades de crecimiento a partir de un manejo eficaz de las llamadas, con la opción de establecer modelos de centros de llamadas  para convertir al servicio telefónico en un multiplicador de contactos.

¿Mis clientes tienen la eficiencia en el contacto y en las respuestas que requieren?

Según el giro de la empresa, el cliente puede necesitar una respuesta inmediata del personal especializado o bien le bastará con recibir información o dejar un mensaje, que puede ser un pedido de compra o una solicitud de contacto posterior. 

La evaluación de las propias necesidades debe tomar en cuenta qué espera el cliente de cada área de la empresa y cuál es la mejor manera de darle respuesta. El uso de directorios de voz para derivar al usuario puede resolver la necesidad de dirigirse a áreas específicas de la empresa.

¿Cuál es el promedio de espera cuando llega una llamada y la respuesta?

Según diversos informes estadísticos, el tiempo de espera que un cliente promedio considera correcto es de menos de un minuto. Después de ese periodo, la llamada se cortará o bien seguirá activa, pero afectará a la confianza y buena disposición del usuario.

La respuesta inmediata con grabaciones, directorios de voz, información sobre servicios y ofertas, u ofrecimiento de buzón de voz para devolver llamadas, son algunas de las opciones para evitar poner a las llamadas entrantes en interminables colas.  

¿Las alternativas ofrecidas son acordes al rubro de mis actividades y las necesidades de mis clientes?

Las opciones de configuración de conmutador virtual pueden dar respuesta a muchas necesidades, pero es importante establecer cuáles son concretamente los requerimientos de la empresa según el rubro de sus actividades. No es lo mismo una empresa que basa sus servicios en manejar pedidos de respuesta inmediata que otras en las que sea más importante el contacto personal o el uso de opciones para obtener respuestas automatizadas.

En cada caso, la eficacia del servicio se debe medir por los requerimientos de las operaciones y de los clientes. Emplear configuraciones que nunca se utilizarán puede ser una inversión equivocada y consumir recursos de manera innecesaria.

¿Necesito un número 01 800?

La opción de contar con un número 01 800 para recibir llamadas entrantes, gratuitas para el usuario desde cualquier punto de la república, es cada vez más recurrente debido a que Internet y el comercio electrónico han hecho que las empresas dejen de depender de un lugar geográfico para sus operaciones.

Llamadas que generan valor

Una llamada telefónica que entra a tu negocio es la culminación de un largo proceso en el que invertiste tiempo y dinero, es el último paso de la conversión desde que alguien se mostró interesado hasta llegar a la conquista del cliente, al cual intentarás retener con el mejor servicio.

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Conmutador Virtual

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