¿QUÉ SON LOS CONMUTADORES VIRTUALES?

Al hablar de Conmutadores Virtuales hablamos de soluciones telefónicas alojadas en la Nube basadas en un sistema VOIP de telefonía IP. Pertenecen a la tercera generación de conmutadores y son asistidos por operadores virtuales.

Al no tener presencia física brindan una gran versatilidad a sus usuarios y disponen de múltiples opciones de configuración, por lo que requieren de una baja inversión, ya que solo hay que adquirir teléfonos IP y garantiza un soporte remoto de una gran flexibilidad.

FUNCIONES

Los conmutadores gozan de las siguientes capacidades:

  • Extensiones en diferentes dispositivos electrónicos: Con un conmutador virtual podemos utilizar dichas extensiones en teléfonos celulares, ordenadores de sobremesa, tabletas, teléfonos IP y otros dispositivos.

  • Marcación de 4 dígitos: Puedes integrar todas tus sucursales como si estuvieran en un solo sitio, con la opción de comunicarse entre ellas con sólo marcar 4 dígitos. Tenemos la capacidad de crear menús y submenús de bienvenida de forma ilimitada lo que, nos da la posibilidad de una mayor personalización en el recibimiento que das a tu cliente.

  • Sucursales virtuales: Al estar alojados en la nube, las barreras físicas no son límite para que podamos tener presencia y atención virtual en otros países o regiones dentro del mismo país. Por ejemplo si un negocio es de Monterrey y está interesado en tener presencia en Guadalajara, se enlaza un número local con el conmutador virtual e inmediatamente conectará con la sede central.

  • Restricción de Llamadas: Si queremos restringir las llamadas salientes, el conmutador virtual nos da la capacidad de hacerlo, excepto las locales.

  • Registro de llamadas: Podemos a nuestra conveniencia grabar todas las llamadas de cualquier extensión.

  • Desvío de Llamadas: Con este dispositivo podemos hacer que las llamadas entrantes se desvíen a otra extensión donde puedan recibir atención.

  • Sala de Conferencias: Es una funcionalidad muy útil que permite realizar reuniones de trabajo sin tener presencia física. A través de un sistema simultáneo de llamadas entrantes es posible que los participantes de la junta de trabajo se comuniquen entre sí marcando sólo un número de extensión.

  • Recepcionista de Llamadas: Es un sistema inteligente al que podemos configurar para que guíe a nuestro cliente a la extensión correcta en el caso de que se haya equivocado, recordar el horario de trabajo, transferir llamadas a teléfonos móviles y contestar llamadas a cualquier hora entre sus capacidades más destacadas.

Con el conmutador virtual mientras se disponga de una conexión a internet, es posible atender a cualquier llamada independientemente del lugar donde se esté. En el caso del conmutador físico, sólo es posible en donde está ubicado, la mayor parte de las veces en la oficina. Además, al no tener presencia física (sin hardware ni software) se produce un ahorro de inventario.

Estas características, permiten a los empleados atender a cualquier llamada desde su casa, oficina o teléfono móvil, lo que genera un aumento de la productividad al ejecutar sus funciones de manera más cómoda, ya que al estar hospedado en la nube no requiere administración ni mantenimiento con el ahorro de coste resultante.

Los conmutadores virtuales otorgan una mayor movilidad, al poder realizar las llamadas desde el portal de voz y modificar las funciones en el portal web como, por ejemplo, el bloqueo de extensiones, lo que permite eliminar llamadas que no sean del negocio obteniendo un mayor control de las comunicaciones.

¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE LOS CONMUTADORES VIRTUALES?

Los beneficios de conmutadores virtuales tienen que ver con su flexibilidad y sencillez para ser adquiridos, instalados y operados. A continuación, descubre algunas de sus principales características:

FÁCIL INSTALACIÓN Y POCA INVERSIÓN

No es necesario adquirir equipos costosos, su instalación es inmediata y muy sencilla. Tan solo es necesario contratar un plan de servicio con alguna empresa de telefonía especializada y conectar los teléfonos IP a Internet. Además, como no se dispone de un conmutador físico, no se requiere realizar mantenimientos o gastos extra en actualizaciones y soporte.

ADAPTABILIDAD Y ESCALABILIDAD

Existen diversas opciones de servicio según las necesidades de cada empresa y se pueden agregar funcionalidades con el tiempo según se requiera. Es posible personalizar un paquete contratando características extra, como por ejemplo, ampliar los minutos a celular, añadir extensiones telefónicas fijas o móviles y adquirir nuevos teléfonos IP con facilidades de pago.

FACILIDAD DE COMUNICACIÓN ENTRE SUCURSALES

Si tienes varias sucursales, podrás integrarlas todas como si estuvieran en un mismo sitio, con marcación de 4 dígitos y con una tarifa fija.

LOCUCIONES PERSONALIZADAS

Los conmutadores virtuales ofrecen la función de personalizar el mensaje de bienvenida a cualquier persona que llame, mejorando la percepción de profesionalismo y atención eficiente por parte de la empresa. También se puede decidir lo que el usuario escuchará durante su tiempo en espera, ya sea música, mensajes relevantes sobre su servicio o promociones de la compañía.

MEJOR GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Además del teléfono fijo, es posible atender llamadas desde computadoras personales y dispositivos móviles, así tu equipo comercial no perderá ninguna oportunidad de negocio. Podrás conectar fácilmente a tu personal de campo como choferes, vendedores o repartidores. Con esta funcionalidad podrás implementar home office entre tus trabajadores, los que se mantendrán comunicados tal como si estuvieran en la oficina central.

Los servicios de conmutador virtual incluyen llamadas locales y nacionales ilimitadas, así como determinados minutos gratis a teléfono celular dependiendo del servicio y el plan contratado.

FUNCIONALIDADES

  • Identificador de llamadas: Permite al usuario de la línea conocer el número o la extensión desde la cual se le está llamando.

  • Conferencias de 3 participantes: El usuario puede incluir en la llamada hasta 2 participantes más.

  • Llamadas en espera: Durante una llamada en curso, se notifica mediante un tono sobre una llamada entrante y se tiene la opción de atenderla mientras se deja la llamada actual en espera, que posteriormente se puede retomar.

  • Menú de opciones: Se ofrece un menú a las llamadas entrantes para que elijan la extensión del área a la que desean ser comunicados.

  • No molestar: Con esta opción, el propietario de la extensión telefónica no recibe llamadas pero quienes llaman tienen la opción de dejar un mensaje de voz.

  • Marcado rápido: Es posible guardar números frecuentes en un directorio y marcar con tan solo 2 dígitos.

  • Mensajes por horarios: Cuando alguien llama fuera del horario de trabajo, se le recibe con un mensaje alterno, en el que se mencionan los horarios de atención.

Consideraciones técnicas

Se requiere una conexión a Internet mínima de 5MBps e ideal de 10MBps o más. Se recomienda el uso de un router para obtener una conexión inalámbrica óptima.Se sugiere contar con cableado estructurado con nodos en cada sitio donde se desee colocar un teléfono IP.

¿POR QUÉ MI EMPRESA NECESITA UN CONMUTADOR VIRTUAL?

A continuación te diremos cuales son las ventajas que ofrece esta tecnología y considera si tu empresa necesita conmutadores virtuales para optimizar su rendimiento y volverse más productiva.

MOVILIDAD

La primera ventaja de los conmutadores virtuales es la movilidad. Este sistema posibilita que las llamadas sean transferidas a tu celular y puedas recibirlas desde cualquier sitio, sin necesidad de estar en la oficina.

Esta cualidad agiliza la comunicación entre colegas, logrando que los procesos de la empresa sean más fluidos y eficientes. La movilidad también facilita que estés siempre disponible para tus clientes y consigas brindar la mejor atención, mejorar su experiencia y minimizar el riesgo de perder oportunidades de negocios.

INMEDIATEZ

La instalación de un sistema de conmutador virtual es rápida y sencilla. No requiere de hardware específico porque simplemente necesita una conexión a Internet de al menos 5 Mbps (aunque 10 Mbps son deseables) y un ruteador para mejorar la experiencia de la conexión inalámbrica. Es fácil de usar y no se requieren capacitaciones especiales para el personal de tu empresa.

AHORRO

Los conmutadores virtuales suponen una inversión mínima en comparación con los conmutadores físicos. No requieren de operadores telefónicos para funcionar, algo que implica un ahorro considerable para las empresas.

El sistema utiliza operadores virtuales que se encargan de transferir cada llamada a la extensión correcta de una manera simple y eficiente, lo que también supone un ahorro de tiempo.

PROFESIONALISMO

Contar con un conmutador siempre dará seriedad y un toque profesional a tu empresa, por pequeña que sea. Los conmutadores virtuales pueden ser programados con operadores automáticos para desplegar un menú numérico, hacer anuncios especiales o mensajes publicitarios para tus clientes, así como incluir música o sonidos distintivos para tu empresa.

Un conmutador virtual ordena los procesos de comunicación en tu empresa y esto es transmitido a colaboradores, clientes y colegas.

CRECIMIENTO

El éxito de una empresa se mide de acuerdo con sus ingresos mensuales o anuales y estos tienen que ver con la productividad del equipo de trabajo, así como con el servicio que se ofrece a los clientes.

El conmutador permite que los empleados puedan recibir llamadas del negocio y de clientes donde quiera que se encuentren y además posibilita que las llamadas entrantes sean ilimitadas, por lo que ningún cliente volverá a escuchar el tono de ocupado cuando te llamen. El número de extensiones de los conmutadores virtuales también es ilimitado y puede aumentar a medida que tu empresa crece.

CONTROL Y GESTIÓN

El conmutador virtual te permite controlar y gestionar los procesos de comunicación interna y externa de tu empresa. Puedes filtrar las llamadas que recibes y estar disponible cuando tú lo decidas. Esto significa la posibilidad de elegir entre tomar la llamada o desviarla al buzón de voz, según lo requieras.

Los mensajes de voz llegan a tu correo electrónico en forma de archivos mp3 y tanto tú como cada empleado puede configurar sus llamadas, correo de voz y sistema de notificaciones al correo electrónico de forma personalizada para mejorar su experiencia dentro de la empresa.

¿MI EMPRESA NECESITA CONMUTADORES VIRTUALES?

Considera que tu empresa necesita conmutadores virtuales si te identificas con uno o más de los siguientes puntos:

  • Pasas mucho tiempo fuera de la oficina

  • Has perdido clientes por falta de comunicación

  • La comunicación en tu empresa es caótica y a veces te cuesta trabajo localizar a tus colaboradores vía telefónica

  • Tienes una pyme y quieres proyectar una imagen exitosa

  • Tu empresa no cuenta con una oficina fija

  • Quieres mejorar el servicio que brindas a tus clientes

  • Buscas reducir costos

Los conmutadores virtuales ofrecen muchas ventajas que puedes aprovechar cuanto antes. Sin importar si tu empresa es pequeña y cuenta con un número reducido de personal, un conmutador puede ayudarte a mejorar tu productividad y brindar una mejor experiencia para tus socios y clientes.

Al estar alojados en la nube, los conmutadores virtuales se instalan fácilmente, no requieren equipos costosos y te ayudan a ahorrar tiempo y dinero. Además te permiten trabajar desde cualquier lugar y gestionar tus llamadas de una manera simple, dando a tu empresa ese toque profesional que necesita para seguir creciendo.

¿CÓMO ELEGIR UN CONMUTADOR VIRTUAL PARA MI EMPRESA?

El uso de un conmutador virtual es la respuesta a las necesidades más urgentes de muchas empresas para administrar mejor sus llamadas telefónicas.

Se trata de un servicio que permite a una empresa estar disponible en todo momento, sin necesidad de contratar personal ni equipo, y sin dejar a los clientes esperando por una respuesta.

Para las Pymes es una oportunidad de ofrecer un rostro profesional con una mínima inversión, utilizando recursos como buzón de voz, operadora virtual, conexiones inmediatas, menús interactivos o devolver llamadas perdidas en el menor tiempo posible, factores que consiguen dar la mejor impresión frente a la competencia.

Para los directivos y empleados de la compañía, las opciones al elegir conmutador virtual son múltiples: permiten establecer llamadas grupales, distribuir números telefónicos, contar con conexión permanente desde cualquier lugar y vincular las llamadas con otros servicios como WhatsApp o Skype.

CONOCE TUS NECESIDADES EMPRESARIALES

Uno de los puntos claves para elegir conmutador virtual es hacer un diagnóstico de las necesidades de telefonía de tu empresa.

Si uno de los rubros principales de tu negocio consiste en tomar pedidos vía telefónica, el conmutador virtual debería estar orientado a dar respuesta rápida y a dirigir las llamadas hacia el sector que se ocupa de pedidos, ya sean empleados o buzón de voz.

Si el empleo del teléfono es sobre todo para dar información sobre servicios, la posibilidad de emplear menús interactivos es uno de los puntos fuertes a considerar.

ESTABLECE UN LISTADO CON TUS REQUERIMIENTOS DE TELEFONÍA

¿Qué servicios necesitas hoy y cuáles son lo que anticipas para el futuro según tus planes de crecimiento? El uso del teléfono tiene una importancia tan grande que puede ser la diferencia entre lograr una venta o dejar escapar a un cliente. ¿Cuánto harías esperar un interesado en tus servicios antes de darle una respuesta? Según estudios de marketing, el límite que espera un cliente promedio es de 40 segundos, antes de colgar y llamar a la competencia.

¿CUÁNTO DEPENDES DE LAS LLAMADAS Y DE LA RESPUESTA INMEDIATA?

Dar el mejor servicio es el punto crucial para lograr satisfacer a un cliente y para establecer una relación de fidelidad. Esto incluye hacer y recibir llamadas que rindan frutos. Con frecuencia no será necesaria la respuesta de un empleado, sino que será suficiente con disponer de un menú de voz que entregue información, mientras que en otros casos el contacto personal será insustituible. Un conmutador virtual puede ayudar a diferenciar claramente esas necesidades, ya sea dirigiendo el requerimiento del cliente hacia una grabación o hacia un empleado.

CUÁNTAS LÍNEAS Y QUÉ VENTAJAS TE OFRECE EL SERVICIO

Entre los puntos a considerar para elegir conmutador virtual está la posibilidad de contar con un alto número de líneas telefónicas, alertas para responder mensajes, opciones de menú de voz e incluso de chatbot, que respondan de manera automatizada a los requerimientos de los usuarios.

¿NECESITAS UN NÚMERO 01800?

Un número de servicio como el que incluye el prefijo 01 800 puede recibir llamadas sin costo desde cualquier lugar del país. Esto permite disponibilidad a nivel nacional. Esto representa un recurso de gran valor para las empresas cuyas operaciones no se limitan a una sola ciudad y que requieren una imagen global, tales como ventas a distancia, servicios que no dependen de localización o transportes. Ofrece además la ventaja de no tener costo para el cliente y de ofrecer una imagen corporativa para tu empresa.

¿POR QUÉ ELEGIR CONMUTADOR VIRTUAL EN LUGAR DEL CONVENCIONAL?

Imaginemos una empresa con una larga lista de clientes, en donde el más destacado va a llamar urgente para solicitar información con respecto a un determinado servicio, pero resulta que el gerente no está en la oficina en ese momento. No conviene que el cliente se quede sin recibir una respuesta oportuna, sin embargo, el gerente no tiene la posibilidad de atender la llamada porque la central está en la empresa.

Casos como este, suelen ser comunes en las compañías que aún continúan utilizando conmutadores convencionales, limitando sus posibilidades de incrementar una mejor atención a sus clientes.

A continuación te explicaremos cómo los conmutadores virtuales son una solución más versátil y útil frente a los conmutadores convencionales, estableciendo las diferencias más destacadas entre ambas tecnologías.

Principales diferencias entre conmutadores virtuales y conmutadores convencionales

PRESUPUESTO E INVERSIÓN

Esta es la primera y destacada diferencia, ya que el presupuesto y la inversión requerida para un conmutador convencional es mucho mayor que uno virtual.La adquisición del hardware, su instalación y mantenimiento, periódicamente, generan un costo importante para la empresa.Con un conmutador virtual no hay que comprar ningún equipo, únicamente hay que contratar los servicios en la nube.

CON RESPECTO A LA ADAPTABILIDAD

Un conmutador virtual se ajusta a las necesidades de la empresa permitiendo una amplia configuración en la gestión de las llamadas, es decir, atender llamadas desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y momento pertinente. Con respecto al conmutador convencional, este depende de un lugar centralizado para atender las llamadas entrantes.

Por ejemplo, puedes estar físicamente en la oficina o fuera de ella y recibir en tu móvil o tablet llamadas de clientes, pues el conmutador virtual desvía la llamada hacia el dispositivo que esté configurado para recibirla, por ende, se evita la dependencia del sitio.

CON RESPECTO A LA ESCALABILIDAD

En este punto es importante destacar que el conmutador virtual puede ajustarse a las condiciones de la empresa a medida que esta va requiriendo la ampliación o disminución del número de líneas y extensiones que le son útiles.

Por el contrario, el conmutador físico viene con una cantidad de puertos específicos, que en los distintos casos pueden ser más de los necesarios o insuficientes para lo requerido.

CON RESPECTO A LA IMPLEMENTACIÓN

Poner en marcha un conmutador físico requiere de personal capacitado y, en algunos casos, externo a la empresa, lo que además involucra un incremento en el presupuesto, considerando que los servicios adicionales como el Internet, la línea telefónica y llamada de voz, se deben contratar aparte.

En cambio la instalación de un conmutador virtual es casi inmediata. Además, las empresas que prestan el servicio en la nube incluyen todos estos elementos, es decir, un paquete integral (Internet, línea telefónica, etc), otorgando mayor comodidad y un ahorro significativo en el presupuesto.

¿Por qué optar por un conmutador virtual?

Como pudiste observar, el conmutador virtual es muy versátil, ampliando los servicios de telefonía de la empresa y generando mayor satisfacción para los clientes, pues se le brinda respuesta en cualquier momento, ya que la gestión de llamadas se realiza, tanto dentro como fuera de las instalaciones de la empresa, al poder recibir las llamadas en cualquier dispositivo que tenga una conexión a Internet.

Ventajas adicionales con un conmutador virtual

  • Ofrece un sistema integrado de comunicación que consta de servicios de telefonía para realizar llamadas locales, celulares y larga distancia internacional.

  • Se tiene un mayor control de la gestión de llamadas, teniendo la posibilidad de restringirlas cuando estas no corresponden a los intereses de la empresa, a través del bloqueo de las extensiones.

  • Permite fácilmente identificar una llamada entrante y determinar cuál es el número o extensión de donde proviene la llamada.

  • A través de la función "desvío de llamadas", se puede programar para que automáticamente las llamadas entrantes se transfieran a un determinado número telefónico o extensión.

  • Puedes aplicar menús y submenús, con las diferentes opciones disponibles para los clientes y usuarios, de tal forma que resulte sencillo comunicarse con cualquier área o departamento de la empresa.

La virtualización cada día nos proporciona mayores ventajas y comodidades: la amplitud de servicios, el incremento en la calidad de los mismos y la movilidad, brindan una mejor experiencia en el usuario. Migrar de un conmutador físico a un conmutador virtual se traduce en muchos beneficios para la empresa.

¿QUE TIPO DE INTERNET SE NECESITA PARA MI CONMUTADOR VIRTUAL?

Primero, es preciso contar con un plan de servicio de alguna empresa de telefonía e Internet para obtener el acceso al conmutador virtual.

Un PBX virtual es tan flexible que acepta cualquier equipo que pueda adquirir una dirección IP, es decir, que tenga la capacidad de identificar de manera lógica y jerárquica un número a nivel de red modelo TCP/IP.

El sistema se implementa mediante teléfonos IP, softphones, teléfonos inalámbricos e incluso análogos por medio de adaptadores telefónicos y gateways.

El Internet para mi conmutador virtual debe ser dedicada para empresa y el ancho de banda necesaria dependerá del número de equipos y anexos. Por lo bajo, se requiere un acceso de 10 Mbps o superior. Mientras que el routeador debe tener la capacidad para irradiar hasta los 200 mbps por cable y 30 mbps por WiFi.

En caso de los equipos de conexión alámbrica, para cumplir los requerimientos de Internet se exige el uso de un cable de red categoría 5e o superior.

Por su parte, es necesario que el Proveedor de Servicios de Internet (ISP) y el cliente en la configuración del Firewall de su red tengan abiertos los puertos requeridos, los cuales son: UDP del 5060 y 6801 y del 5.000 al 16.700 para el tráfico de voz por su red; y TCP 22, 53, 80, 443, del 5060 al 5070 y 6801, informa Axtel.

En esta parte del procedimiento (de internet para mi conmutador virtual) debes estar atento(a) a la configuración de tu red en caso de ser necesarias algunas modificaciones relacionadas al tráfico de voz y datos.

¿QUE TIPO DE CONMUTADOR ELEGIR?

El PBX virtual recomendable para tu empresa va a depender del tipo de negocio y el método adecuado de comunicación con tus clientes. Para ello, antes de elegir un conmutador virtual es necesario que realices un diagnóstico de las necesidades de telefonía de tu empresa.

Por ejemplo, si tienes un negocio en el que se toman pedidos por teléfono, el conmutador virtual debería orientarse a dar una respuesta rápida y dirigir la llamada hacia el área que toma los pedidos. Mientras que, si el uso del teléfono es principalmente para entregar información sobre servicios, la posibilidad de emplear un menú de atención es claramente una de las configuraciones a tener en cuenta.

Los conmutadores virtuales se configuran a través de una interfaz web donde puedes agregar extensiones, un buzón de voz o identificador de llamadas; además de definir opciones como dejar una llamada en espera, no molestar, retener, desviar o restringir llamadas, marcado rápido, tener conferencias con hasta dos interlocutores adicionales, establecer un menú de atención, integrar una contestadora automática, entre otras utilidades.

Conviene subrayar el avance de las telecomunicaciones junto con las mejoras constantes en la infraestructura y velocidad de Internet. Sin lugar a dudas, las redes prometen una gran capacidad a futuro tanto para para pequeñas, medianas y grandes empresas, lo que acompañará de paso al servicio de PBX virtual.

En definitiva, un conmutador virtual se presenta como una alternativa inteligente y beneficiosa a la hora de implementar una central telefónica en tu empresa, con ahorros significativos en llamadas gracias a la versatilidad de Internet, junto a su oferta tecnológica de servicios de recepción y envío de voz y datos.

¿CÓMO ELEGIR A UN PROVEEDOR DE CONMUTADOR VIRTUAL?

¿QUÉ ESPERAR DE UN PROVEEDOR DE CONMUTADOR VIRTUAL?

De las innumerables opciones que ofrece Internet en combinación con una línea telefónica, es preciso determinar con certeza cuáles servicios se requieren, según el rubro, tamaño y servicios que ofrece una empresa.

El mercado está lleno de ofertas, que van desde las grandes empresas de telefonía, que ofrece paquetes de diversos precios, hasta los servicios personalizados que atienden y resuelven las necesidades específicas de comunicación de las empresas, con modelos de atención especializada.

Presentamos los tips para elegir al mejor proveedor de conmutador virtual:

REVISAR LAS FUNCIONALIDADES OFRECIDAS

Cada oferta de servicios presenta diversos paquetes de funcionalidades; una buena opción es establecer desde el inicio aquellas que serán necesarias en tus esquemas de comunicación.

ESTABLECER CUÁNTAS LÍNEAS REQUIERES

El servicio de conmutador virtual puede ofrecer un número muy alto de líneas telefónicas para tu empresa, pero es necesario hacer previamente una evaluación de cuántas líneas son realmente necesarias y manejables según el tamaño de las operaciones.

QUÉ TIPO DE SERVICIOS OFRECERÁS VÍA TELEFÓNICA

Todas las empresas dependen de las líneas telefónicas para su operación, sin embargo algunas tienen el contacto telefónico como parte de su servicio básico, como es el caso de una empresa de transportes o de reparto a domicilio, mientras que otras sólo usarán el contacto telefónico para dar informes o para comunicación interna del personal.

ESTABLECER SI REQUIERES EQUIPO CONVENCIONAL ADICIONAL

El conmutador virtual sólo requiere de una línea telefónica conectada a Internet, sin embargo, es preciso establecer si en las instalaciones físicas de tu empresa puedes sacar el mayor partido al servicio con aparatos telefónicos o celulares que complementen las funcionalidades.

RESPONDE A TODAS LAS LLAMADAS

Prácticamente todas las operaciones comerciales necesitan del contacto telefónico. Para concretar una venta o establecer un contacto, la línea telefónica resulta una herramienta vital. Si un cliente te llama, debes estar disponible y ser capaz de responder rápido.

¿CÓMO SABER SI MI PROVEEDOR ESTÁ CONFIGURANDO BIEN MI CONMUTADOR VIRTUAL?

CADA LLAMADA CUENTA

Al utilizar un conmutador virtual una de las mejores opciones para optimizar el uso de la línea telefónica, hacia el contacto permanente con clientes, proveedores y empleados.

El uso de la nube de Internet para la telefonía permite tener un servicio permanente, con contestador y mensajes grabados, responder dudas de forma automatizada, transferir llamadas al área adecuada de tu empresa o incluso para dirigir a los clientes hacia los puntos de venta. 

También permite hacer más eficientes los procesos internos, agilizar la comunicación entre los empleados y los procesos logísticos, disponer de las líneas telefónicas necesarias y hasta contar con un servicio de llamadas gratuito para clientes, sin la necesidad de contar con más personal u horarios de trabajo extra.

CUÁL ES LA MEJOR CONFIGURACIÓN DE CONMUTADOR VIRTUAL

El uso de la telefonía, unido a las ventajas de Internet, permite las mejores condiciones para responder a los contactos, dar información y realizar ventas y operaciones. 

Sin embargo, en muchos usuarios persiste la duda sobre la mejor utilización de los servicios de un conmutador virtual y su cuál es su configuración óptima.

Presentamos los consejos para saber si la configuración de conmutador virtual es la mejor según las necesidades y metas de tu empresa.

¿ESTOY RESOLVIENDO MIS PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN?

Es necesario establecer los elementos básicos de telefonía a los cuales necesitas dar respuesta con tu configuración de conmutador virtual. Para ello se requiere una evaluación de las necesidades de comunicación y el tipo de servicios que se requiere vía telefónica, ya sea para dar información, comunicar entre diversas áreas o concretar ventas. 

Otro factor a considerar son las posibilidades de crecimiento a partir de un manejo eficaz de las llamadas, con la opción de establecer modelos de centros de llamadas  para convertir al servicio telefónico en un multiplicador de contactos.

¿MIS CLIENTES TIENEN LA EFICIENCIA EN EL CONTACTO Y EN LAS RESPUESTAS QUE REQUIEREN?

Según el giro de la empresa, el cliente puede necesitar una respuesta inmediata del personal especializado o bien le bastará con recibir información o dejar un mensaje, que puede ser un pedido de compra o una solicitud de contacto posterior. 

La evaluación de las propias necesidades debe tomar en cuenta qué espera el cliente de cada área de la empresa y cuál es la mejor manera de darle respuesta. El uso de directorios de voz para derivar al usuario puede resolver la necesidad de dirigirse a áreas específicas de la empresa.

¿CUÁL ES EL PROMEDIO DE ESPERA CUANDO LLEGA UNA LLAMADA Y LA RESPUESTA?

Según diversos informes estadísticos, el tiempo de espera que un cliente promedio considera correcto es de menos de un minuto. Después de ese periodo, la llamada se cortará o bien seguirá activa, pero afectará a la confianza y buena disposición del usuario.

La respuesta inmediata con grabaciones, directorios de voz, información sobre servicios y ofertas, u ofrecimiento de buzón de voz para devolver llamadas, son algunas de las opciones para evitar poner a las llamadas entrantes en interminables colas.  

¿LAS ALTERNATIVAS OFRECIDAS SON ACORDES AL RUBRO DE MIS ACTIVIDADES Y LAS NECESIDADES DE MIS CLIENTES?

Las opciones de configuración de conmutador virtual pueden dar respuesta a muchas necesidades, pero es importante establecer cuáles son concretamente los requerimientos de la empresa según el rubro de sus actividades. No es lo mismo una empresa que basa sus servicios en manejar pedidos de respuesta inmediata que otras en las que sea más importante el contacto personal o el uso de opciones para obtener respuestas automatizadas.

En cada caso, la eficacia del servicio se debe medir por los requerimientos de las operaciones y de los clientes. Emplear configuraciones que nunca se utilizarán puede ser una inversión equivocada y consumir recursos de manera innecesaria.

¿EN QUÉ INDUSTRIAS SE APROVECHA MEJOR EL CONMUTADOR VIRTUAL?

En distintas empresas, un servicio de conmutador virtual permite disponer de los servicios de una central telefónica completa, con operadora automatizada, buzón de voz y múltiples líneas, línea gratuita 01800 para llamadas distantes, entre otras opciones. Todo esto ofrece la oportunidad de construir una imagen corporativa positiva desde el primer día.
El uso de la nube de Internet puede resolver múltiples problemas de comunicación, pero el tipo de empresa que aprovecha mejor el conmutador virtual es aquella que necesita eficiencia de comunicaciones sin grandes inversiones en equipo ni en personal.

¿QUIENES SE BENEFICIAN MÁS CON UN CONMUTADOR VIRTUAL? 

Te presentamos 9 tipos negocios más beneficiados con este sistema:

1. PEQUEÑA Y MEDIANA INDUSTRIA

El conmutador virtual beneficia a las empresas que empiezan sus operaciones y necesitan estar siempre disponibles para sus posibles clientes. Pero también ayuda a los pequeños negocios que no pueden mantener una central telefónica convencional dentro de sus instalaciones. Esto trae consigo el fortalecimiento de su imagen, el aumento de su disponibilidad y la mejora en la atención.

2. EMPRESAS DE VENTAS A DISTANCIA

Las empresas que ofrecen servicios de ventas a distancia tienen la necesidad de estar disponibles de forma permanente, y con la opción de brindar respuestas inmediatas. El uso del conmutador virtual administra llamadas entrantes, entrega información grabada sobre productos y selecciona, a través de opciones numéricas, a clientes, proveedores y solicitantes de información.

3. SERVICIOS TELEFÓNICOS QUE REQUIERAN GESTIONAR LLAMADAS MÚLTIPLES

Un conmutador virtual es ideal para modelos de negocio que dependen directamente del uso del teléfono, tales como servicios financieros, bienes raíces, encuestas y estudios de mercado o gestión de cobranza, entre muchos otros. Esto debido a que la gestión automatizada de llamadas permite cualquier volumen de conexiones y, a la vez, establecer modelos de llamadas automatizadas con grabaciones y opciones como buzón de voz.

4. EMPRESAS DE TRANSPORTES

Las empresas de transporte requieren de un sistema de contacto telefónico eficiente para gestionar las comunicaciones internas de los empleados, lo cual permite organizar tiempos y traslados. Pero también son importantes las comunicaciones externas, sobre todo para las empresas que requieren ofrecer un buen servicio de atención para los clientes.

5. OFICINAS VIRTUALES Y HOME OFFICE

Muchos de los emprendimientos con mejores perspectivas de crecimiento prestan servicios de calidad sin grandes instalaciones o careciendo totalmente de ellas. Nos referimos a las oficinas virtuales y a los profesionales que trabajan por cuenta propia. Un prestador de servicios que trabaja en el hogar puede tener los beneficios de una central telefónica para gestionar llamadas de manera similar a una empresa establecida.

6. EMPRESAS CON OPERACIONES QUE REQUIEREN CONTACTOS INTERNOS

Las empresas que prestan servicios en lugares remotos, como las dedicadas a la ingeniería, la agroindustria o la construcción, requieren de comunicaciones eficientes entre sus empleados y proveedores de forma permanente, sin importar la ubicación o la distancia. El conmutador virtual permite contar con una cantidad ilimitada de líneas y números telefónicos para que esto no sea un problema. 

7. RESTAURANTES, GIMNASIOS, CONSULTORIOS, ETC.

En este punto se consideran todas las empresas que requieren del teléfono para gestionar aspectos como turnos y reservas. En lugar de tener a un empleado dedicado a contestar el teléfono, el conmutador virtual puede recibir llamadas y programar citas de manera automatizada.

8. MOBILE MARKETING Y TELEMAKETING 

El teléfono es una gran herramienta de ventas y de marketing. En este campo, el conmutador virtual puede gestionar las llamadas con mensajes grabados adaptados al perfil de los clientes, y el uso de opciones numéricas que permiten alcanzar a públicos diferenciados.

9. SERVICIOS DE 24 HORAS, COMO TALLERES, GRÚAS, EMERGENCIAS

Los servicios de emergencia, tales como talleres mecánicos, grúas o clínicas médicas, veterinarias u odontológicas, requieren de servicios disponibles las 24 horas, con la opción de redirigir las llamadas al personal adecuado en cada caso. 

 

CONMUTADOR VIRTUAL PARA LA INDUSTRIA MANUFACTURERA

Algunos de los beneficios de los conmutadores virtuales para la industria manufacturera son:

1. SISTEMA INTEGRADO DE COMUNICACIÓN

Al concentrar las líneas telefónicas con sus distintas extensiones puedes gestionar las llamadas internas de la empresa y las que se reciben y realizan hacia el exterior. Y no solo en los teléfonos, ya que se pueden utilizar extensiones en celulares, ordenadores y tablets, entre otros dispositivos.

2. FLUJO DE COMUNICACIÓN INTERNA MÁS EFICIENTE

La comunicación entre distintas áreas y sucursales de las empresa es mucho más ágil, debido a que es posible integrarlas con la opción de comunicarse entre ellas con solo marcar 4 dígitos.Por otro lado, está la alternativa de realizar conferencias, incluyendo en una llamada hasta 2 participantes más.

3. ATENCIÓN DIFERENCIADA PARA CLIENTES Y PROVEEDORES

Con un conmutador virtual puedes disponer de menús y submenús de bienvenida para que las llamadas recibidas sean derivadas directamente al área correspondiente.

4. AUMENTO EN LAS VENTAS

Con las funciones de "llamadas en espera" y "desvío de llamadas", disminuirán las tasas de clientes que desisten de una compra por no haber sido atendidos.

5. MEJOR CALIDAD EN LA ATENCIÓN

Puedes personalizar el mensaje de bienvenida, demostrando el profesionalismo de tu compañía. Con un conmutador virtual, por ejemplo, puedes seleccionar si durante la espera el usuario escuchará música o algún mensaje específico, como información sobre los productos o alguna promoción de la compañía.

También se pueden configurar mensajes alternos para que cuando alguien llame fuera del horario de trabajo, se le mencionen los horarios de atención.

6. MAYOR PRODUCTIVIDAD

Al tener una comunicación centralizada, será mucho más fácil realizar controles sobre la ejecución de las distintas estrategias corporativas, pudiendo asegurarte de que se lleven a cabo la instrucciones generadas desde la dirección de la empresa.Además, puedes controlar las llamadas, restringiendo aquellas que no correspondan a los intereses de la empresa.

¿ES EFICAZ EL CONMUTADOR VIRTUAL PARA LAS PYMES?

La adquisición de un conmutador virtual para pymes supone una mejor gestión de la comunicación, mejor atención al cliente e incremento de la productividad, por las siguientes razones:

  • Un conmutador virtual facilita la gestión de la atención telefónica, permitiendo atender todas las llamadas y mejorar la satisfacción del cliente. Esto se debe a que la operadora automática del conmutador, independientemente de la hora y de otras variables, contesta a la llamada y enruta al cliente a la extensión correcta.

  • Su servicio de locución te permite personalizar el mensaje de bienvenida para cualquier persona que llame, además puedes añadir música, o promociones de la empresa. Esto, brinda al cliente una atención personalizada y proporciona a la pyme una imagen más profesional.

  • Con un conmutador virtual es posible atender las llamadas desde dispositivos móviles y computadoras personales. No es necesario que haya ningún empleado presente en la oficina para atender cualquier gestión que requiera el cliente. Esto posibilita un mejor desempeño de los trabajadores y una atención más completa y ágil, lo que facilita la probabilidad de conseguir nuevas oportunidades de negocio.

  • Con el sistema de bloqueo de extensiones puedes eliminar llamadas que no estén relacionadas con el negocio, de esta forma se mejora la gestión telefónica.

  • Mejora la satisfacción del cliente al poder optimizar menús y submenús con diferentes opciones para los usuarios, con lo que se facilita la comunicación con cualquier departamento de la pyme.

En un entorno económico marcado por la competitividad, invertir en tecnología es un valor seguro. En este contexto, disponer de un conmutador virtual para pymes es una pieza clave para la organización de cualquier compañía, ya que es una herramienta práctica y de escaso costo que proporciona múltiples beneficios para la productividad y eficiencia de la pyme.

¿ES SEGURO EL CONMUTADOR VIRTUAL PARA EL SECTOR FINANCIERO?

Preocuparse por la seguridad de las comunicaciones en el rubro financiero es una cuestión que interesa tanto las empresas como al público, debido a la creciente necesidad de usar de la red y el teléfono celular para sus operaciones.

Existen peligros de fraudes, suplantación de identidad, robo de datos personales e incluso el temor de que las comunicaciones puedan ser interceptadas por terceros, con el fin de acceder a cuentas, transacciones o tarjetas de crédito. Por esto, las instituciones financieras y de crédito de todo el mundo invierten grandes sumas en la protección de datos, para otorgarles garantías a sus clientes. 

SOLUCIONES CON EL USO DEL CONMUTADOR VIRTUAL

Los grandes bancos e instiuciones financieras están migrando a la nube virtual. En gran medida, ello se debe a que los actuales procesos requieren de altos volúmenes de información. Esto incluye servicios telefónicos, para administrar llamadas y operaciones por medio del conmutador virtual.

Algunos recursos de seguridad que te puede entregar un conmutador virtual para sector financiero son:

1. CREAR UNA RED PRIVADA DE COMUNICACIÓN

Uno de los beneficios de los conmutadores virtuales es la posibilidad de mejorar la gestión de la comunicación entre las empresas, esto implica la opción de habilitar una red privada que restrinja el acceso a la comunicación entre equipos que estén conectados mediante una misma red, cuidando la seguridad de los datos. 

 2. PROTOCOLOS DE SEGURIDAD

La nube le da la oportunidad a las empresas financieras de emplear sus propios sistemas de seguridad además de los que ya poseen los datos almacenados. El contenido de las comunicaciones nunca está disponible, pues lo que se trasmite son datos que solamente pueden ser leídos en su origen o destino.El control de datos en la nube virtual es más seguro, pues todo el proceso puede ser monitoreado, a diferencia de otros modelos de telefonía en los que se superponen varios procesos y proveedores.

3. ENCRIPTACIÓN 

El mayor peligro para la seguridad se encuentra en el hackeo de los teléfonos celulares de los usuarios, y por el uso ocasional de los empleados de sus propios equipo personales. Por eso, la centralización de las comunicaciones por medio del conmutador virtual ofrece mas garantías de control.

Las posibilidades de encriptación son mayores que si las comunicaciones dependen solamente de las Apps corrientes usadas para las conexiones interpersonales.Muchas de las soluciones que los servicios financieros han encontrado para prevenir peligros se basan justamente en las tecnologías disponibles en las aplicaciones vinculadas a la nube de Internet y el uso del conmutador virtual.

La razón es simple: resulta más fácil controlar la seguridad cuando las comunicaciones están alojadas en la nube de Internet que cuando se encuentran dispersas y dependen de conexiones analógicas o de Apps poco seguras.