¿Qué son los servicios administrados de Tecnologías de Información y Comunicación (TIC)?

Atravesamos por una era en la que la digitalización y los avances tecnológicos han llevado a las empresas a replantear la forma en que realizan sus procesos, de cara a elevar la eficiencia y productividad para ganar terreno en un mercado cada vez más competitivo y especializado.

En ese contexto nacen los Servicios Administrados (Managed Services) de Tecnologías de Información y Comunicación (TIC). En concreto, el término alude a una compañía capaz de gestionar el área de TIC de otras empresas, asumiendo las implicancias y riesgos que ello conlleva. Permitiendo a las organizaciones que contratan este tipo de servicios dedicarse de lleno a sus verticales de negocio, dejando en manos de expertos todo lo relacionado con hardware y software.

En México, el panorama para el sector de las TIC advierte un desarrollo considerable en los años venideros. De hecho, se estima que para el período 2017-2021 tendrá un incremento de un 6.6% en lo que respecta a outsourcing, soporte, IaaS (Infraestructura como servicio) y servicios de integración, entre otros.

Estos datos permiten resaltar la importancia que las empresas están dando a las Tecnologías de Información y Comunicación, entendiendo que es un área indispensable hacia la optimización de sus servicios y procesos, además de garantizar la seguridad en los datos internos como de sus clientes. En ese sentido, optar por Servicios Administrados de TIC puede ser la mejor alternativa para garantizar seguridad, continuidad y operatividad permanente, pues se trata de un área que requiere de expertos y permanente capacitación, algo que puede estar fuera del alcance en ciertas compañías si se piensa en ello de manera interna.

¿Cómo los Servicios Administrados pueden ayudan en mi negocio?

Una de las grandes ventajas de los Servicios Administrados es que le permiten dejar en manos de expertos un área de la empresa tan importante como TIC, que requiere de profundos conocimientos, experiencia y capacidad de reacción.

En ese sentido, apoyarse en una empresa que brinde Servicios Administrados es una excelente manera de permitir el crecimiento de su negocio, ¿por qué?

Destinar sus recursos hacia áreas de especialidad.

Al confiar en una empresa de Servicios Administrados, puede enfocar recursos y esfuerzos de su compañía en potencializar áreas o procesos hacia el crecimiento del negocio. De esta forma, se genera un plan de crecimiento sostenido enfocado exclusivamente hacia aspectos en los cuales se tiene la capacidad técnica y conocimiento para abordar.

En ese sentido, los Servicios Administrados constituyen un importante apoyo para las empresas, especialmente aquellas relacionadas con el ámbito digital, pues les permiten enfocarse en sus especialidades sin tener que destinar recursos los cuales podrían servir en la maximización de otras áreas, y su crecimiento.

Puede ampliar su cartera de clientes

Al delegar en un tercero la administración, mantenimiento y gestión de sus sistemas, se garantiza que las áreas o servicios delegados a una empresa de Servicios Administrados estarán totalmente cubiertas, ya que este tipo de compañías se hace cargo de todo lo relacionado con el servicio a gestionar.

Así, y gracias a la disminución de las tareas a cubrir, puede enfocarse en las tareas específicas de su empresa, pudiendo ofrecer sus servicios a más interesados y ampliar la cartera de clientes, con el evidente aumento en los ingresos percibidos.

Eleve el estándar de calidad de sus servicios

Muchas empresas, pensando en abaratar costos, se aventuran en áreas en las que no son expertas. Luego de intentarlo, se dan cuenta de que necesitan el apoyo de expertos, pero cuando ya se han cometido errores, por lo que deberán invertir aún más tiempo y recursos en solucionarlos para cumplir con los compromisos contractuales adquiridos.

Es en tal escenario que los Servicios Administrados entregan a las empresas la capacidad de elevar la calidad del trabajo que realizan, dejando en manos de terceros tareas como la administración de servidores, gestión de datos, mantenimiento de bases de datos o análisis de equipos, entre otros.

Puede identificar nuevas oportunidades de negocio

Las empresas que se apoyan en terceros -en materia de tecnología- pueden encontrar en los Servicios Administrados la puerta de entrada a nuevos mercados. Esto, ya que al contar con el apoyo de expertos en lo que a Tecnologías de Información y Comunicación se refiere, pueden aventurarse a abordar nuevas áreas de negocio teniendo la tranquilidad de contar con un aliado capaz de dar respuesta a todo lo relacionado con TI.

Así, su empresa puede identificar oportunidades antaño impensadas y que, gracias a la gestión de una empresa de Servicios Administrados, ahora puede abordar con total seguridad.

 

Como puede ver, dejar en manos de terceros todo lo relacionado con administración y gestión de tecnologías y sistemas es una práctica que permitirá a su empresa ampliar los horizontes de sus operaciones, facilitando el desarrollo de sus procesos y garantizando la integridad de las comunicaciones, tanto en lo que a hardware como software se refiere.

Uso de servicios administrados TIC en mi empresa

En un mundo cada vez más digitalizado, los Servicios Administrados son una solución que toda empresa debería considerar. ¿Las razones?

  1. Ahorro en los costos de operaciones

¿Sabe cuánto es lo que destina una empresa promedio en materia de TI? Se estima que entre un 70% y un 80% del presupuesto del área va exclusivamente para el mantenimiento de la infraestructura básica, es decir, los recursos destinados a este sector de las empresas no están permitiendo un crecimiento ni evolución de la compañía, pues solo se limitan a sostener el entramado necesario para las operaciones básicas.

Sin embargo, al apoyarse en una empresa de Servicios Administrados el ahorro asociado a este ámbito va desde un 25% hasta un 40%. Esto, porque al externalizar las operaciones relacionadas con tecnología y comunicaciones la empresa no debe preocuparse por la compra de equipos, reparaciones, capacitación de trabajadores o mantenimiento de un equipo especialmente dedicado a estas labores.

Este ahorro permite a las empresas direccionar los recursos hacia otras áreas que requieran ser potenciadas y que tienen directa relación con las operaciones propias de la compañía, optimizando las inversiones y la forma en que se desarrollan los procesos internos.

  1. Mayor seguridad

Las empresas que ofrecen Servicios Administrados son expertas en -por ejemplo- áreas como cloud computing, administración de bases de datos, gestión de servidores o enlaces inalámbricos punto a punto. Siendo así, al apoyarte en este tipo de compañías puedes garantizar la integridad y seguridad de los sistemas, resguardando las operaciones de su negocio.

En la actualidad, la información es un activo estratégico de gran valor, por lo que su administración no puede quedar en manos inexpertas, ya que el menor error podría arriesgar operaciones tanto de la empresa como de sus clientes. Siendo así, apoyarse en Servicios Administrados permite a las compañías garantizar la integridad de la información con que trabajan, evitando riesgos por debilidades en los sistemas que deriven en la filtración de datos o la pérdida de éstos.

  1. Profesionales altamente capacitados a bajo costo

Una de las grandes ventajas de apoyarse en una empresa de Servicios Administrados es que, al hacerlo, accede a un equipo de profesionales altamente capacitados, listos para solucionar cualquier eventualidad relacionada con las TIC, sin necesidad de contratarlos como personal de planta.

Esto permite a su empresa contar con profesionales de gran nivel a un costo relativamente bajo, ya que el proveedor de outsourcing de estos servicios es el encargado de nóminas y cargas fiscales así como obligaciones laborales propias del empleador. Su empresa solo paga una mensualidad o el valor del servicio contratado, accediendo a todos los beneficios propios de tener un equipo altamente especializado en la materia.

  1. Monitoreo constante

Junto con lo anterior, las empresas que contratan una compañía de Servicios administrados garantizan un monitoreo constante y permanente de sus sistemas, brindando tranquilidad y continuidad de las operaciones.

Además, es posible obtener informes sobre el estado de los sistemas y equipos, permitiendo conocer permanentemente su situación, pudiendo advertir con antelación la necesidad de mantenimientos, ajustes, reparaciones o las intervenciones que sean necesarias para que la empresa pueda realizar sus procesos con total normalidad. Desde luego, esto dependerá de cada empresa de Servicios Administrados, por ello es imprescindible evaluar bien las opciones disponibles en el mercado antes tomar una decisión.

Los Servicios Administrados constituyen una importante ventaja competitiva en la actualidad, pues se alzan como el aliado perfecto para que las empresas puedan consolidar sus operaciones sin necesidad de realizar grandes inversiones. La clave está en identificar las necesidades de la empresa, proyectar sus operaciones en el corto y mediano plazo y detectar las áreas en donde más beneficios pueden obtener de un aliado estratégico como un outsourcing de servicios tecnológicos.

¿Cómo funcionan los servicios administrados dentro de mi empresa?

Apoyarse en una empresa de Servicios Administrados implica externalizar algunas funciones y procesos de su empresa. En ese sentido, su funcionamiento está muy relacionado con el modelo outsourcing, permitiendo que un tercero realice ciertas labores dentro de su compañía.

Atendiendo a lo anterior, los Servicios Administrados dentro de su empresa funcionan de la siguiente forma:

  • La empresa proveedora realiza un análisis del entorno y del requerimiento para determinar qué equipos son los más adecuados.
  • Luego, la compañía facilita el hardware y software necesario para las operaciones de la empresa contratante.
  • Luego de verificar el correcto funcionamiento de los sistemas, la empresa realiza un monitoreo constante de forma remota, garantizando la operatividad de los procesos que involucran a los servicios administrados.
  • Un equipo de profesionales se encarga de resguardar el buen desempeño de las soluciones brindadas, permitiendo que la empresa se encargue de aquellos procesos estrictamente relacionados con sus operaciones.
  • Constantemente, brinda informes sobre el estado de los equipos o sistemas, permitiendo a la empresa contratante estar alerta ante eventuales mantenimientos, cambios o reparaciones.

En definitiva, los Servicios Administrados operan de manera silenciosa dentro de su empresa, casi como si fueran parte de ella.

A diario, la empresa proveedora se encarga de resguardar la integridad de los procesos, comunicaciones y datos de los que son responsables, y su empresa solo debe pagar el valor del servicio, desligándose de las responsabilidades en torno a riesgos, contrataciones y obligaciones laborales propias del empleador que, en este caso, es la empresa de Servicios Administrados.

Soluciones comunes de servicios administrados TIC

Al hablar de Servicios Administrados nos referimos, como aclaramos al comenzar este documento, a aquellas empresas que proveen a terceros de equipos, asesoría, administración y gestión de soluciones tecnológicas. Sin embargo, ¿cuáles son los más comunes?

  • Administración y monitoreo remoto de servidores.
  • Entrega de computadores y equipos móviles.
  • Seguridad TI.
  • Servicios en la nube.
  • Enlaces inalámbricos punto a punto.
  • Internet dedicado.
  • Administración de bases de datos.

En líneas generales, todo lo relacionado con el área de TIC de las empresas puede ser objeto de Servicios Administrados, desde el mantenimiento y administración de servidores hasta los computadores con que opera una empresa, permitiéndole abaratar costos tanto en lo que a capital humano se refiere como en lo relacionado a inversiones.

Es importante destacar que cerca del 51% de las grandes empresas locales planean aumentar sus inversiones en lo que a Tecnologías de la Información y Comunicación se refiere, dando cuenta de la importancia que esta área tiene para el sector corporativo. Una industria en crecimiento que, de seguro, en el corto plazo diversificará su oferta y podrá brindar soluciones más robustas y complejas.

¿Cómo utilizar servicios administrados con múltiples tipos de tecnología de Información y Comunicación?

Como hemos visto, los Servicios Administrados pueden abarcar diferentes aristas en lo que a TIC´s se refiere. En ese sentido, vale la pena puntualizar los alcances de este tipo de soluciones:

  • Redes. Apoyarse en una empresa experta en Internet dedicado, redes internas, banda ancha o similares puede ayudarle a optimizar los procesos y comunicación dentro de su negocio.
  • Terminales. Desde un computador hasta dispositivos móviles -pasando por navegadores o Smart TV- gestionar las terminales con una empresa de Servicios Administrados puede ser la clave para dedicarse exclusivamente a los aspectos productivos de su negocio.
  • Servicios. Canales como el correo electrónico, repositorios de documentos o similares también pueden ser administrados por expertos.
  • Cloud. El almacenamiento y respaldo en la nube es una de las soluciones que más beneficios brindan a las empresas y, gracias a los Servicios Administrados, su compañía puede obtener el máximo provecho de estas soluciones, garantizando la integridad de la información en todo momento.

En definitiva, cualquier rama de las Tecnologías de Información y Comunicación puede ser gestionada por una empresa de Servicios Administrados. La clave es desligar a las organizaciones de tareas y responsabilidades que pudieran quitarles tiempo y recursos, dejándolas en manos de expertos que garanticen su correcto funcionamiento.

Valores de los Servicios Administrados TIC: ¿cómo debo cotizar y contratar?

Por lo general, las empresas de Servicios Administrados son bastante transparentes en cuanto a los valores. Sin embargo, siempre pueden surgir costos asociados.

Por ejemplo, un servicio remoto de administración y monitoreo puede implicar una facturación por equipo, pero también puede ser por usuario si éstos trabajan con distintos equipos. En la misma línea, es posible encontrar proveedores que tengan tarifas all inclusive, lo cual es un beneficio para ambas partes porque, mientras su empresa mantiene un costo fijo mensual, la compañía proveedora asegura un ingreso constante, permitiendo proyectar futuras inversiones u operaciones con base en ingresos garantizados.

Sin embargo, también existen costos asociados que pueden incrementar el valor final. Por ejemplo, si necesita externalizar el monitoreo y gestión de servidores, un costo asociado puede ser la compra de equipos o el arriendo de éstos, los cuales pueden ser adquiridos de forma interna (costo asociado) o facilitados por la empresa externa. De igual forma, si el servicio a contratar es el de Comunicaciones Unificadas, puede ser necesaria la compra de equipos que faciliten el intercambio de datos de forma eficaz y continua.

Lo importante es analizar la situación de su empresa y determinar todas las aristas en las que un proveedor de Servicios Administrados puede apoyar a sus operaciones, contemplando desde un comienzo cuáles son los costos básicos y, si es que los hubiera, transparentar aquellos que pudieran surgir en el tiempo.

Beneficios de los Servicios Administrados

Como hemos visto, apoyarse en este tipo de soluciones puede ser la clave para el crecimiento de su empresa, obteniendo ventajas como:

  • Mayor capacidad de adaptación y respuesta a los cambios. El mercado actual evoluciona constantemente y las empresas necesitan adaptarse a ellos, especialmente considerando el grado de digitalización imperante. Siendo así, los Servicios Administrados proporcionan esta ventaja, además de ofrecer mayor capacidad de respuesta ante modificaciones o eventualidades.
  • Posibilidad de extender operaciones a nuevos mercados. Al dejar en manos de terceros los aspectos relacionados con TIC, las empresas pueden adaptar sus operaciones a nuevos mercados con la certeza de ofrecer las soluciones adecuadas a diferentes contextos.
  • Disminución de costos. Como hemos visto, los Servicios Administrados permiten a las empresas abaratar costos tanto en la gestión y administración de sistemas, como en la adquisición, reparación o renovación de equipos. Además, eliminan la necesidad de incorporar personal de planta especializado y la capacitación constante que requiere este capital humano.
  • Mejorar la eficiencia y productividad. Al dejar en manos expertas el área de TIC de una empresa, es posible optimizar al máximo los procesos, elevando la productividad y eficiencia de las tareas. Además, permite a las compañías enfocarse de lleno en sus verticales, dejando a los especialistas todo lo relacionado con los aspectos tecnológicos, tanto de software como de hardware.

Los Servicios Administrados permiten obtener hasta un 45% más beneficios que otras aristas de una empresa, como pueden ser la reventa o el outsourcing. ¿Aún tiene dudas sobre si apoyarse o no en este tipo de compañías?

Conclusiones

Los Servicios Administrados permiten a las empresas enfocarse exclusivamente en sus procesos productivos, desligándose de áreas que pudieran consumir recursos necesarios para el crecimiento o que impacten en la calidad del servicio ofrecido a los clientes.

Atendiendo a ello, entidades como Dot1 Technologies ponen a disposición de las empresas soluciones de Servicios Administrados que les permiten optimizar sus procesos, reducir gastos y elevar la productividad de sus operaciones, facilitando su posicionamiento en un mercado tan competitivo como el actual.

La externalización de las soluciones relacionadas con las Tecnologías de la Información y la Comunicación permite a las organizaciones adaptarse a las condiciones actuales de un mercado cada vez más digitalizado y tecnologizado. Entonces, ¿qué espera para sumarse a esta tendencia?